Si la transition digitale est très largement engagée dans le monde de l’entreprise, il reste encore du chemin à faire sur de nombreux points, notamment en matière de digitalisation de la paie. Pourtant, de nombreux logiciels existent déjà pour dématérialiser la gestion de paie, faciliter ce process pour les comptables et l’accès aux bulletins de paie pour les salariés. Mais gérer la paie à l’aide d’outils en ligne soulève de nombreuses questions, notamment en matière de sécurité des données. Au fil de cet article, nous vous proposons donc d’explorer 3 aspects essentiels sur le sujet.
Quelles sont les mesures de sécurité essentielles dans les logiciels de paie en ligne ?
Au-delà de proposer un logiciel comptable fonctionnel, intuitif et performant, les solutions de fiche de paie en ligne doivent également s’assurer de protéger les données sensibles, notamment les données personnelles relatives aux salariés. Pour cela, une série de dispositifs sont appliquées pour garantir la sécurité des informations :
- Le cryptage des données : lors de la transmission des données, celles-ci sont cryptées afin de les rendre illisibles pour toute personne qui pourrait y avoir accès sans y être autorisée.
- Protocole d’accès : comme pour tout logiciel, l’accès aux outils de gestion de paie en ligne est restreint par des protocoles de sécurité avancées. L’entreprise elle-même peut attribuer les autorisations à des collaborateurs spécifiques.
- Pare-feu et systèmes anti-intrusion : comme pour tout logiciel, les éditeurs mettent en place l’ensemble des mesures et protocoles de sécurités contre les intrusions.
Les données relatives à la paie étant sensibles, car rattachées à chacun des collaborateurs de l’entreprise, le niveau de sécurité est forcément renforcé. Il s’agit donc d’un point de développement de vigilance fort pour tout logiciel de paie en ligne.
Préserver les logiciels de paie contre les cyberattaques
Comme de nombreux outils digitalisés, les logiciels de gestion des bulletins de paie sont régulièrement la cible de menaces et de cyberattaques. Informations sensibles, les données sensibles des employés sont largement convoitées par les pirates informatiques qui peuvent capter des informations pour usurper l’identité, vendre les données, faire du pishing, mettre en place des campagnes de rançongiciel, ou simplement nuire aux entreprises.
Pour contrer ces menaces, les fournisseurs de logiciel de fiche de paie en ligne mettent en place des mesures de protection rigoureuses, utilisant notamment des pare-feu puissants dans le but de bloquer toute tentative d’intrusion et prévenir les logiciels malveillants. Les logs et connexion utilisateurs sont surveillés en permanence afin de détecter toute activité suspecte et de réagir rapidement en cas d’incident. Des audits de sécurité sont enfin réalisés de façon régulière afin d’identifié toute faille, tout défaut de protection et de renforcer en permanence la sécurité des systèmes.
Conformité légale et normes de sécurité de la paie en ligne
Si la garantie de la sécurité des données utilisateur est une préoccupation centrale des éditeurs de logiciel de paie en ligne, cette démarche se fait également afin d’inscrire leur solution dans le cadre légale et en réponse aux normes de sécurité en vigueur. Il est ainsi crucial pour les professionnels du secteur de se conformer aux lois et réglementations en matière de protection des données. Le désormais célèbre RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) détermine ainsi les cadres des dispositifs à mettre en palace pour garantir la confidentialité et l’intégrité des données personnelles. Là encore, ils effectuent régulièrement des audits pour s’assurer que leurs logiciels répondent aux exigences légales.
Bonnes pratiques et numérisation de la paie
La protection des données sensibles dans le cadre de la gestion de paie digitalisée est, au-delà des dispositifs de sécurité mis en place par les éditeurs, l’affaire des utilisateurs eux-mêmes. Pour cela, on pourra mettre en place au sein de l’entreprise une série de mesures essentielles :
- Gestion des accès : l’accès au logiciel ne sera autorisé qu’au personnel des ressources humaines et de la comptabilité, voire uniquement au gestionnaire de paie ;
- Gestion des mots de passe : on veillera à créer des mots de passe dits « forts » qui pourront eux-mêmes être gérés par un outil dédié et sécurisé ;
- Sensibilisation des salariés : un salarié averti en vaut deux. On pourra donc former et sensibilité les collaborateurs aux questions de la sécurité en ligne afin qu’ils adoptent les bons gestes, les bonnes pratiques dans leur usage du logiciel de gestion de paie et plus largement dans leurs usages du web.
- Mise à jour régulière des logiciels : le plus souvent en Cloud, les logiciels de paie en ligne sont donc automatiquement mis à jour par les fournisseurs. Mais tout autre logiciel utilisé doit être régulièrement mis à jour afin, notamment, de combler les failles de sécurité qui pourraient être la porte d’entrée pour pirater d’autres outils.
La question de la sécurité des données est largement présente dans le monde de l’entreprise, elle est une préoccupation plus forte encore lorsque qu’il s’agit d’un logiciel de gestion de paie. Éditeurs et utilisateurs doivent donc mettre en place les mesures de protection nécessaires et adopter les bonnes pratiques. Ainsi, avec la numérisation de la paie, il est du rôle de chacun de rester vigilant en se tenant informé des dernières menaces, de contribuer à renforcer la sécurité des outils et des usages.
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